CINIBA - Regulamin org. wydarzeń

Używamy plików cookies, aby pomóc w personalizacji treści, dostosowywać i analizować reklamy oraz zapewnić bezpieczne korzystanie ze strony. Kontynuując, wyrażasz zgodę na gromadzenie przez nas informacji. Szczegóły znajdziesz w zakładce: Polityka prywatności.
Slider

REGULAMIN

organizacji wydarzeń w gmachu

Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej

  • § 1. DEFINICJE
  1. Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka (dalej CINiBA) – jest organizatorem/współorganizatorem wydarzeń odbywających się w obiekcie lub jest wynajmującym pomieszczenia innym instytucjom, które organizują wydarzenia w CINIB-ie.
  2. Najemca – osoba lub instytucja, która korzysta z pomieszczeń i odpowiada za organizację wydarzenia.
  3. Wydarzenie – szkolenie, konferencja, wystawa, sympozjum lub inne wydarzenie o charakterze naukowym lub edukacyjnym, odbywające się w obiekcie.
  4. Opiekun formalny – osoba ze strony CINiB-y czuwająca nad prawidłowym przebiegiem wydarzenia.
  5. Protokół przekazania/odbioru – dokument przekazania/odbioru wynajmowanych pomieszczeń, podpisany przez najemcę i osobę wyznaczoną ze strony CINIB-y, określający stan oraz wyposażenie pomieszczeń (załącznik nr 1Rodzaje pomieszczeń).
  • § 2. ZASADY OGÓLNE
  1. W celu organizacji wydarzeń pomieszczenia wynajmowane są w godzinach otwarcia CINiB-y, przy czym wydarzenie musi zakończyć się najpóźniej na pół godziny przez zakończeniem pracy Centrum. Najem sal poza godzinami pracy rozpatrywany jest każdorazowo indywidualnie i podlega odrębnym ustaleniom.
  2. Organizowane wydarzenia nie mogą zakłócać funkcjonowania CINiB-y. Ze względu na charakter działalności Centrum należy dołożyć wszelkich starań, by zachować ciszę w miejscach pracy Użytkowników Biblioteki.
  3. Sale CINiB-y wynajmowane są wraz z ich stałym wyposażeniem (szczegółowy opis sal oraz wyposażenia zawiera załącznik nr 1Rodzaje pomieszczeń). Ustawienie mebli w Sali Konferencyjnej nie podlega modyfikacjom. W Sali Dydaktycznej zmiana ustawienia mebli jest dopuszczalna pod warunkiem przywrócenia do stanu pierwotnego po zakończeniu wydarzenia. Użytkownik dokonuje zmian ustawienia mebli we własnym zakresie.
  4. Wynajmowane pomieszczenia wraz z wyposażeniem przekazywane są protokolarnie. Od momentu przekazania pomieszczeń wraz z wyposażeniem wskazanym w protokole najemca jest odpowiedzialny za powierzone mu mienie.
  5. Dodatkowy sprzęt multimedialny, którym dysponuje CINiBA (zgodnie z załącznikiem nr 1) może się znaleźć w danej sali po wcześniejszym uzgodnieniu.
  6. Najemca, który planuje wykorzystanie własnego sprzętu multimedialnego niezbędnego do organizacji wydarzenia jest zobowiązany zaznaczyć to w formularzu oraz odpowiednio wcześniej przed rozpoczęciem wydarzenia uzgodnić szczegóły z tym związane. CINiBA zastrzega sobie prawo do niedopuszczenia do użycia na terenie gmachu sprzętu o nieodpowiednich parametrach.
  7. Najemca, opuszczając pomieszczenia po zakończeniu wydarzenia, zobowiązany jest przekazać je wraz
    z wyposażeniem osobie wyznaczonej ze strony CINIB-y.
  8. Sprawdzenie stanu technicznego wynajmowanych pomieszczeń oraz wyposażenia może nie nastąpić w dniu zakończenia wydarzenia. Każda szkoda zostanie odnotowana w Protokole stwierdzenia szkody (załącznik nr 2).
  9. Najemca we własnym zakresie i na własny koszt zobowiązany jest do usunięcia wszelkich szkód, jakie powstaną przy organizacji oraz w trakcie wydarzenia i zostaną odnotowane w Protokole stwierdzenia szkody (załącznik nr 2).
  10. Najemca zobowiązany jest do pozostawienia pomieszczeń czystych. Najemca ponosi koszty ewentualnego dodatkowego sprzątania wynikającego z organizacji wydarzenia. Szczegóły dotyczące tej kwestii należy uzgodnić na etapie składania formularza zgłoszeniowego (załącznik nr 3).
  11. Najemcę obciążają koszty wynajęcia dodatkowej ochrony zabezpieczającej organizowane wydarzenie. Ustaleń w tym zakresie należy dokonywać z Biurem Centrum.
  12. Najemca prowadzi działania informacyjne oraz przygotowuje materiały promocyjne związane z wydarzeniem w uzgodnieniu ze specjalistą ds. promocji i PR CINiB-y.
  13. Goście mogą wnosić do gmachu swój bagaż osobisty. Okrycia i torby należy pozostawić w szatni lub szafkach skrytkowych.
  14. Wewnątrz gmachu i na jego terenie obowiązuje całkowity zakaz palenia.
  15. Najemca jest zobowiązany przestrzegać Regulaminu organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej oraz stosować się do poleceń Kierownika Obiektu w zakresach bezpieczeństwa i porządkowym. Niestosowanie się do zaleceń może skutkować przerwaniem wydarzenia.
  • § 3. REZERWACJA

 

  1. Wstępnej rezerwacji należy dokonać po uzgodnieniu terminu za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego (załącznik nr 3).
  2. Potwierdzeniem rezerwacji jest decyzja Dyrektora CINiB-y, jego zastępcy lub osoby upoważnionej.
  3. Po otrzymaniu informacji o akceptacji wydarzenia najemca powinien dostarczyć do Biura Centrum wydrukowany i podpisany formularz zgłoszeniowy wraz z podpisanym oświadczeniem o zapoznaniu się i akceptacji kosztów najmu oraz postanowień Regulaminu organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej, stanowiącym integralną część formularza.
  4. Najemca jest zobowiązany na bieżąco informować CINiB-ę o wszelkich zmianach w zakresie organizacji wydarzenia (odwołanie rezerwacji, zmiana godzin, etc.).
  5. Przejęcie wynajmowanych pomieszczeń może nastąpić najwcześniej 24 godziny przed wydarzeniem.

 

  • § 4. KLAUZULA INFORMACYJNA RODO
  1. Administratorem danych osobowych Wnioskodawcy jest Uniwersytet Śląski w Katowicach.
  2. Kontakt z Administratorem jest możliwy na dwa sposoby:

2.1. listownie na adres: ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice;

  • przez e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
  1. Kontakt z Inspektorem jest możliwy na dwa sposoby:

3.1. listownie na adres: ul. Bankowa 5, 40-007 Katowice,

3.2.  przez e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

  1. Dane osobowe Wnioskodawcy będą przetwarzane w następujących celach:

4.1.wykonywania zadań związanych z zarezerwowaniem pomieszczeń i rejestracją wydarzenia w kalendarzu wydarzeń CINiB-y,

4.2. realizacji i promocji wydarzenia,

4.3.  realizacji zadań Centrum, polegających na zaspokajaniu potrzeb oświatowych, kulturalnych i informacyjnych ogółu społeczeństwa oraz upowszechnianiu wiedzy i kultury,

4.4.  statystycznych, badań naukowych i historycznych,

4.5.  zapraszania na wydarzenia organizowane przez Centrum,

4.6.  marketingowych.

  1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne do zorganizowania wydarzenia w CINiB-ie. W przypadku nie podania danych nie będzie możliwe zrealizowanie ww. celu.
  2. Podstawą prawną przetwarzania danych Najemcy jest art. 6 ust. 1 lit. a i b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), tj.:

6.1.  zgoda na przetwarzanie danych osobowych,

6.2.  Regulamin organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Bibliotece Akademickiej.

  1. Dane osobowe Najemcy będą przetwarzane przez Administratora Danych Osobowych do czasu cofnięcia zgody, jednak nie dłużej niż 5 lat. Zgodę można cofnąć w każdym momencie. Nie będzie jednak miało to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  2. Dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie oraz podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądom, organom ścigania lub urzędom, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.
  3. Najemcy przysługują następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

9.1.  prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych,

9.2.  prawo dostępu do danych osobowych Najemcy,

9.3.  prawo żądania sprostowania danych osobowych Najemcy,

9.4.  prawo żądania usunięcia danych osobowych Najemcy,

9.5.  prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych Najemcy,

9.6.  prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Najemcy,

9.7.  prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Najemcy może przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać przesłania danych do innego administratora. Jednakże zostanie to zrobione tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje Najemcy tylko co do tych danych, które przetwarzamy na podstawie umowy z Najemcą lub na podstawie zgody Najemcy,

9.8.  prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,9.9.  Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

  1. Prawo wycofania zgody. W zakresie, w jakim dane osobowe Najemcy są przetwarzane na podstawie zgody – Najemcy przysługuje prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody Najemcy przed jej wycofaniem. Najemca może wycofać zgodę poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na adres korespondencyjny, bądź adres e-mailowy.

 

 

  • § 5. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

  1. CINiBA zastrzega sobie prawo do wyciągnięcia konsekwencji (w tym odmowy udostępnienia pomieszczeń) najemcom, którzy nie przestrzegają postanowień niniejszego regulaminu.
  2. CINiBA zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do niniejszego regulaminu. Obowiązujący Regulamin organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej jest publikowany na stronie internetowej CINIB-y.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się porządek prawny obowiązujący w obiektach Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, a także postanowienia Kodeksu Cywilnego.
  4. Sprawy sporne rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach.

Udostępnij