Zgodnie z zapisami Zarządzenia nr 31/2014 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 13 marca 2014r. w sprawie utworzenia repozytorium rozpraw doktorskich dopuszczonych do publicznej obrony w Uniwersytecie Śląskim oraz określenia trybu i warunków ich gromadzenia i udostępniania przez Bibliotekę Uniwersytetu Śląskiego i biblioteki specjalistyczne, na podstawie § 2 pkt. 2 Zarządzenia ustalone zostały następujące warunki przekazania pracy do repozytorium:
- Kierownik jednostki uprawnionej do nadawania stopnia doktora przekazuje do Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej w Katowicach elektroniczną wersję rozprawy doktorskiej wraz ze streszczeniem i recenzjami, umowę licencyjną oraz pismo przewodnie zawierające następujące informacje: imię i nazwisko doktoranta, tytuł rozprawy i datę obrony.
- Elektroniczna wersja rozprawy doktorskiej wraz ze streszczeniem i recenzjami powinny być przygotowane
w formacie PDF i nagrane na płytę CD lub DVD (praca doktorska w jednym pliku, recenzje i streszczenia w oddzielnych plikach). - Ewentualne dodatkowe załączniki w postaci multimediów (np. filmy, nagrania dźwiękowe) powinny zostać dołączone na osobnych płytach CD (DVD).
- Pracownik jednostki przyjmujący pracę doktorską zobowiązany jest do sprawdzenia kompletności przekazywanych danych oraz poprawności plików.