CINIBA - Regulamin org. wydarzeń

Używamy plików cookies, aby pomóc w personalizacji treści, dostosowywać i analizować reklamy oraz zapewnić bezpieczne korzystanie ze strony. Kontynuując, wyrażasz zgodę na gromadzenie przez nas informacji. Szczegóły znajdziesz w zakładce: Polityka prywatności.
Slider

 

REGULAMIN

organizacji wydarzeń w gmachu

Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej

§ 1. DEFINICJE

  1. Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka (dalej CINiBA) – jest organizatorem/współorganizatorem wydarzeń odbywających się w obiekcie lub jest wynajmującym pomieszczenia innym instytucjom, które organizują wydarzenia w CINIB-ie.
  2. Najemca – osoba lub instytucja, która korzysta z pomieszczeń i odpowiada za organizację wydarzenia.
  3. Wydarzenie – szkolenie, konferencja, wystawa, sympozjum lub inne wydarzenie o charakterze naukowym lub edukacyjnym, odbywające się w obiekcie.
  4. Opiekun formalny – osoba ze strony CINiB-y czuwająca nad prawidłowym przebiegiem wydarzenia.
  5. Protokół przekazania/odbioru – dokument przekazania/odbioru wynajmowanych pomieszczeń, podpisany przez najemcę i osobę wyznaczoną ze strony CINIB-y, określający stan oraz wyposażenie pomieszczeń (załącznik nr 1Rodzaje pomieszczeń).

§ 2. ZASADY OGÓLNE

  1. W celu organizacji wydarzeń pomieszczenia wynajmowane są w godzinach otwarcia CINiB-y, przy czym wydarzenie musi zakończyć się najpóźniej na pół godziny przez zakończeniem pracy Centrum. Najem sal poza godzinami pracy rozpatrywany jest każdorazowo indywidualnie i podlega odrębnym ustaleniom.
  2. Organizowane wydarzenia nie mogą zakłócać funkcjonowania CINiB-y. Ze względu na charakter działalności Centrum należy dołożyć wszelkich starań, by zachować ciszę w miejscach pracy Użytkowników Biblioteki.
  3. Sale CINiB-y wynajmowane są wraz z ich stałym wyposażeniem (szczegółowy opis sal oraz wyposażenia zawiera załącznik nr 1Rodzaje pomieszczeń). Ustawienie mebli w Sali Konferencyjnej nie podlega modyfikacjom. W Sali Dydaktycznej zmiana ustawienia mebli jest dopuszczalna pod warunkiem przywrócenia do stanu pierwotnego po zakończeniu wydarzenia. Użytkownik dokonuje zmian ustawienia mebli we własnym zakresie.
  4. Wynajmowane pomieszczenia wraz z wyposażeniem przekazywane są protokolarnie. Od momentu przekazania pomieszczeń wraz z wyposażeniem wskazanym w protokole najemca jest odpowiedzialny za powierzone mu mienie.
  5. Dodatkowy sprzęt multimedialny, którym dysponuje CINiBA (zgodnie z załącznikiem nr 1) może się znaleźć w danej sali po wcześniejszym uzgodnieniu.
  6. Najemca, który planuje wykorzystanie własnego sprzętu multimedialnego niezbędnego do organizacji wydarzenia jest zobowiązany zaznaczyć to w formularzu oraz odpowiednio wcześniej przed rozpoczęciem wydarzenia uzgodnić szczegóły z tym związane. CINiBA zastrzega sobie prawo
    do niedopuszczenia do użycia na terenie gmachu sprzętu o nieodpowiednich parametrach.
  7. Najemca, opuszczając pomieszczenia po zakończeniu wydarzenia, zobowiązany jest przekazać je wraz
    z wyposażeniem osobie wyznaczonej ze strony CINIB-y.
  8. Sprawdzenie stanu technicznego wynajmowanych pomieszczeń oraz wyposażenia może nie nastąpić
    w dniu zakończenia wydarzenia. Każda szkoda zostanie odnotowana w Protokole stwierdzenia szkody (załącznik nr 2).
  9. Najemca we własnym zakresie i na własny koszt zobowiązany jest do usunięcia wszelkich szkód, jakie powstaną przy organizacji oraz w trakcie wydarzenia i zostaną odnotowane w Protokole stwierdzenia szkody (załącznik nr 2).
  10. Najemca zobowiązany jest do pozostawienia pomieszczeń czystych. Najemca ponosi koszty ewentualnego dodatkowego sprzątania wynikającego z organizacji wydarzenia. Szczegóły dotyczące tej kwestii należy uzgodnić na etapie składania formularza zgłoszeniowego (załącznik nr 3).
  11. Najemcę obciążają koszty wynajęcia dodatkowej ochrony zabezpieczającej organizowane wydarzenie. Ustaleń w tym zakresie należy dokonywać z Biurem Centrum.
  12. Najemca prowadzi działania informacyjne oraz przygotowuje materiały promocyjne związane z wydarzeniem w uzgodnieniu ze specjalistą ds. promocji i PR CINiB-y.
  13. Goście mogą wnosić do gmachu swój bagaż osobisty. Okrycia i torby należy pozostawić w szatni lub szafkach skrytkowych.
  14. Wewnątrz gmachu i na jego terenie obowiązuje całkowity zakaz palenia.
  15. Najemca jest zobowiązany przestrzegać Regulaminu organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej oraz stosować się do poleceń Kierownika Obiektu w zakresach bezpieczeństwa i porządkowym. Niestosowanie się do zaleceń może skutkować przerwaniem wydarzenia.

§ 3. REZERWACJA

  1. Wstępnej rezerwacji należy dokonać po uzgodnieniu terminu za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego (załącznik nr 3).
  2. Potwierdzeniem rezerwacji jest decyzja Dyrektora CINiB-y, jego zastępcy lub osoby upoważnionej.
  3. Po otrzymaniu informacji o akceptacji wydarzenia najemca powinien dostarczyć do Biura Centrum wydrukowany i podpisany formularz zgłoszeniowy wraz z podpisanym oświadczeniem o zapoznaniu się i akceptacji kosztów najmu oraz postanowień Regulaminu organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej, stanowiącym integralną część formularza.
  4. Najemca jest zobowiązany na bieżąco informować CINiB-ę o wszelkich zmianach w zakresie organizacji wydarzenia (odwołanie rezerwacji, zmiana godzin, etc.).
  5. Przejęcie wynajmowanych pomieszczeń może nastąpić najwcześniej 24 godziny przed wydarzeniem.

§ 4. KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DLA ORGANIZATORÓW WYDARZEŃ
W CINIB-
ie

  1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Śląski w Katowicach. Może się Pani/Pan skontaktować z administratorem w następujący sposób:

  • listownie na adres: ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice
  • przez e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
  1. Inspektor ochrony danych

Może się Pani/Pan kontaktować z inspektorem ochrony danych we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, w następujący sposób:

  • listownie na adres: ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice
  • przez e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
  1. Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych):

  • zgoda osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie danych osobowych podanych w formularzu zgłoszeniowym, celem rejestracji sali (sal) na wydarzenie;
  • konieczność dysponowania danymi osobowymi, dla potrzeb przygotowania i realizacji porozumienia o współpracy;
  • wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na uczelni, wynikającego z przepisów rachunkowo-podatkowych.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne dla potrzeb zarezerwowania sali (sal), wykonania porozumienia o współpracy oraz dokonania rozliczenia finansowego, w tym podatkowego.W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe zrealizowanie ww. celów. Prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora, dla potrzeb statystycznych (w zakresie wynajmu pomieszczeń uczelni) oraz do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

  1. Okres przechowywania danych osobowych

Będziemy przechowywać Pani/Pana dane osobowe przez okres niezbędny do udokumentowania czynności z Pani/Pana udziałem, lecz nie dłużej niż do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych (w przypadku, gdy podstawę prawną ich przetwarzania stanowi zgoda) i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku spoczywającego na uczelni będziemy przechowywać dane przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okresy te mogą zostać przedłużone w przypadku potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z tytułu wynajmu sali (sal).

  1. Odbiorcy danych:

Pani/Pana dane możemy przekazywać organom lub podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

  1. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

§ 5. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. CINiBA zastrzega sobie prawo do wyciągnięcia konsekwencji (w tym odmowy udostępnienia pomieszczeń) najemcom, którzy nie przestrzegają postanowień niniejszego regulaminu.
  2. CINiBA zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do niniejszego regulaminu. Obowiązujący Regulamin organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej jest publikowany na stronie internetowej CINIB-y.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się porządek prawny obowiązujący w obiektach Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, a także postanowienia Kodeksu Cywilnego.
  4. Sprawy sporne rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach.

Udostępnij